*Canada-remote, 19 month contract*
The Talent Experience Specialist is responsible for guiding new candidates and existing talent through the Payroll Solutions process from inception to completion of assignment, and potential redeployment. This person will be responsible for three key areas to effectively manage the full talent life cycle: Onboarding, Payroll Administration, and General Operations.
Position Summary
Onboarding
- Guide the talent through a successful orientation including: welcome correspondence, compliance, and SIN documents
- Manage compliance process with 100% accuracy
- Proactively communicate with talent and clients throughout the life cycle
- Partner with appropriate parties to troubleshoot, escalate, and resolve issues while meeting SLAs
Payroll Administration
- Create orders and assignments accurately and timely
- Review and enter all timecards (as needed), expenses, bonuses, etc.
- Manage pay / bill rates and renewals/extensions, adjusting as requested by client and required by law
- Meet payroll deadlines to ensure accurate billing for clients and timely talent pay
General Operations
- Review client job descriptions to confirm requirements meet RSR guidelines for risk, geographic location, travel, and scope
- Manage talent relations issues through coaching/counseling talent and in working with various internal teams where needed (Talent Relations, CCQuery, Compliance, Risk, etc.)
- off-board talent in alignment with RSR practices and provincial laws
- Collaborate with other corporate and functional departments (such as Human Resources, Paybill, Talent Onboarding Services, Legal, etc. ) to ensure alignment of operations with overall corporate requirements and organizational goals.
Education
- High school diploma or equivalent required / Associates or Bachelor’s degree in Business, Accounting, or Finance preferred
Work Experience
- Minimum one year experience in payroll operations/HR/staffing required
- Familiarity with vendor management systems (VMS) and payroll tools/solutions is a plus
Knowledge, Skills, and Abilities
- Strong customer focus and customer service skills
- Basic Payroll knowledge to include national and provincial regulations pertaining to overtime, sick accruals/pay, civic obligations, paid time off, etc.
- Proficient with Microsoft Office tools including Word, Excel, PowerPoint
- Proficient with the Google environment including Gmail, Docs, Sheets and Slides
- Excellent organizational, time management skills, verbal, and written communication skills
- Ability to apply sound judgment and decision-making skills in dealing with a variety of routine and non-routine issues, often with limited standardization
- Possess strong problem solving skills
- Detail oriented with a concern for continuous improvement
- Ability to multitask, prioritize and manage time effectively
Organizational Structure:
- Job Title this position reports to: Team Lead / Manager
- Job Titles directly reporting to this position: N/A
KPIs for Promotion to Talent Experience Specialist II:
- Account performance
- 95% compliance rating (time to first action, time to complete onboarding, and process accuracy ) for a minimum of most recent two consecutive quarters
- Risk mitigation
- Meet response time targets for assignment renewals/extensions
- Tenure – At least 6 months tenure in role
- Manager Recommendation
Additional Responsibilities for Talent Experience Specialist II:
- Assist with training, mentoring, and onboarding new hires
- Own tools, resources, and central repository items i.e. templates, CRSs, Master Client Sheet, etc.
The hourly rate would be $28/hr-$32/hr
Randstad Canada is committed to fostering a positive and progressive workforce reflective of the diversity of Canada. As a result, we strive to ensure that our internal policies, practices, and systems are free of barriers, emphasize the value of diversity and inclusion, and promote full participation to ensure dignity, respect, and equal access for all employees. We are dedicated to ensuring everyone has genuine, open and unhindered access to employment opportunities, free from any barriers, systemic or otherwise, especially people who are usually underrepresented in Canada’s workforce, including those who identify as women or gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples (including those who identify as members of First Nations, Inuit and Métis); persons with disabilities (visible or invisible), and; members of visible minorities, racialized groups and the 2SLGBTQIA+ community.
At Randstad Canada, we provide equitable treatment and accommodation to ensure barrier-free employment for everyone and want to ensure that our hiring and interview process meets the needs of all applicants. If you require an accommodation to make your application or interview experience a great one, please let us know by emailing accessibility@randstad.ca
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*Télétravail au Canada, contrat de 19 mois*
Le spécialiste de l'expérience des talents est chargé d'accompagner les nouveaux candidats et les talents existants tout au long du processus « Payroll Solutions », depuis le début jusqu'à la fin de la mission, ainsi qu'en cas de réaffectation éventuelle. Cette personne sera responsable de trois domaines clés afin de gérer efficacement l'ensemble du cycle de vie des talents : l'intégration, l'administration de la paie et les opérations générales.
Résumé du poste
Intégration
- Accompagner les talents tout au long d’une intégration réussie, notamment : courrier de bienvenue, conformité et documents relatifs au numéro d’assurance sociale (NAS)
- Gérer le processus de conformité avec une précision de 100 %
- Communiquer de manière proactive avec les talents et les clients tout au long du cycle de vie
- Collaborer avec les parties concernées pour diagnostiquer, escalader et résoudre les problèmes tout en respectant les accords de niveau de service (SLA)
Gestion de la paie
- Créer les ordres et les affectations avec précision et dans les délais
- Vérifier et saisir toutes les fiches de présence (si nécessaire), les notes de frais, les primes, etc.
- Gérer les taux de rémunération et de facturation ainsi que les renouvellements et prolongations, en les ajustant selon les demandes des clients et les exigences légales
- Respecter les échéances de paie afin de garantir une facturation précise aux clients et le paiement ponctuel des talents
Opérations générales
- Examiner les descriptions de poste des clients afin de vérifier que les exigences sont conformes aux directives de RSR en matière de risque, de localisation géographique, de déplacements et de périmètre d’activité
- Gérer les questions relatives aux relations avec les talents en accompagnant et en conseillant ces derniers, et en collaborant avec diverses équipes internes si nécessaire (Relations avec les talents, CCQuery, Conformité, Risques, etc.)
- Procéder à la sortie des talents conformément aux pratiques de RSR et aux lois provinciales
- Collaborer avec d’autres départements de l’entreprise et fonctionnels (tels que les Ressources humaines, la Paie, les Services d’intégration des talents, le Service juridique, etc.) afin de garantir l’alignement des opérations sur les exigences globales de l’entreprise et les objectifs organisationnels.
Formation
- Baccalauréat ou équivalent requis / Diplôme de niveau bac+2 ou licence en commerce, comptabilité ou finance apprécié
Expérience professionnelle
- Au moins un an d’expérience dans les opérations de paie, les ressources humaines ou le recrutement requis
- La maîtrise des systèmes de gestion des prestataires (VMS) et des outils/solutions de paie est un atout
Connaissances, compétences et aptitudes
- Sens aigu du service client et excellentes compétences en matière de relation client
- Connaissances de base en paie, notamment les réglementations nationales et provinciales relatives aux heures supplémentaires, aux congés maladie, aux obligations civiques, aux congés payés, etc.
- Maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint
- Maîtrise de l’environnement Google, notamment Gmail, Docs, Sheets et Slides
- Excellentes compétences en matière d’organisation, de gestion du temps, ainsi qu’en communication orale et écrite
- Capacité à faire preuve de bon sens et à prendre des décisions dans le cadre de
Structure organisationnelle :
- Intitulé du poste auquel ce poste rend compte : Chef d’équipe / Responsable
- Intitulés des postes relevant directement de ce poste : N/A
Indicateurs clés de performance (KPI) pour la promotion au poste de Spécialiste de l’expérience des talents II :
- Performance des comptes
- Taux de conformité de 95 % (délai de première intervention, délai d’achèvement de l’intégration et exactitude des processus) pendant au moins les deux derniers trimestres consécutifs
- Atténuation des risques
- Respect des objectifs de délai de réponse pour les renouvellements/prolongations de missions
- Ancienneté – Au moins 6 mois d’ancienneté au poste
- Recommandation du responsable
Responsabilités supplémentaires du Spécialiste de l’expérience des talents II :
- Participer à la formation, au mentorat et à l’intégration des nouvelles recrues
- Gérer les outils, les ressources et les éléments du référentiel central, à savoir les modèles, les CRS, la fiche client de référence, etc.
Le taux horaire serait compris entre 28 $/h et 32 $/h
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Randstad Canada s’engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l’avancement pour tout individu.
En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employées en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.